Personvern

---

1. Innledning

Sysselmesteren på Svalbard er behandlingsansvarlig i de fleste tilfeller hvor personopplysninger behandles i virksomheten. En behandlingsansvarlig der den, etter personvernforordningens definisjon, som bestemmer formålet med behandlingen og på hvilken måte behandlingen skal gjøres.

På denne siden kan du lese mer om Sysselmesterens virksomhet og arbeidsoppgaver.

Denne personvernerklæringen beskriver hvilke kategorier personopplysninger som samles inn, brukes og eventuelt også deles med våre leverandører og hva som er formålet og det rettslige grunnlaget for bruken av personopplysninger.

Denne personvernerklæringen suppleres av politiets personvernerklæring, se mer informasjon her.

2. Når samler Sysselmesteren inn personopplysninger?

Sysselmesteren samler inn personopplysninger når du tar i bruk våre nettsider eller tjenester. I all hovedsak behandler Sysselmesteren personopplysninger som du selv har gitt oss. Hvilke personopplysninger som samles inn, varierer ut fra hvilke(n) av våre tjenester du benytter deg av. Noen tjenester krever bare en behandling av navn og eller e-postadresse, mens andre tjenester fordrer at det samles inn flere opplysninger – f.eks. fødselsnummer, bilder eller helseopplysninger.

Sysselmesteren vil imidlertid ikke behandle mer personopplysninger enn det som er nødvendig for å ivareta det angitte formålet med behandlingen. Sysselmesteren kan heller ikke behandle personopplysningene dine for andre formål enn det de er samlet inn for, med mindre du gir oss samtykke til annen bruk. Mer informasjon om formål og behandlingsgrunnlag finner du i pkt. 3 nedenfor.

Typiske situasjoner hvor Sysselmesteren behandler dine personopplysninger er:

• Du har besøkt våre nettsider (sysselmesteren.no)
• Du har sendt oss en søknad eller en klage, (eks. søknad om dispensasjon for inngrep i fredete kulturminner, søknad om kjøreseddel, søknad for fastboende om bruk av snøskuter i nasjonalparkene, klager på arealplaner)
• Du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven eller personopplysningsloven
• Du logger inn og bruker Sysselmesterens digitale tjenester
• Du søker jobb hos oss
• Du abonnerer på nyhetsbrevet vårt
• Du har meldt deg på ryddetokt, søkt om å få leie hytte m.m.
• Du har søkt om visum, pass, opphold eller statsborgerskap

Sysselmesteren kan også i noen tilfeller behandle personopplysninger om deg på en indirekte måte. Slike tilfeller kan for eksempel være:

• Sysselmesteren utfører tilsyn eller kontroll med en tjeneste og personopplysningene dine er nevnt i dokumentene
• En mottatt klage eller søknad inneholder opplysninger om deg
• Vi mottar opplysninger om deg fra et annet myndighetsorgan
• En jobbsøker har oppgitt deg som referanse
• Du er oppgitt som noens pårørende, familie eller verg
  
  

3. Formål og rettslig grunnlag for behandlingen av dine personopplysninger

3.1 Innledning
Sysselmesteren bruker personopplysningene dine for ulike formål og er avhengig av ulike behandlingsgrunnlag (rettslige grunnlag) for å sikre at vår bruk av personopplysninger er i overenstemmelse med gjeldende regelverk.

3.2 Hva registreres når du bruker våre nettsider [og digitale tjenester]
Sysselmesteren tilbyr en nyhetsvarselstjeneste via e-post. For å motta nyheter fra Sysselmesteren må du selv registrere en e-postadresse på våre nettsider (https://www.sysselmesteren.no/nb/abonnement/). Opplysningene som registreres her blir utelukkende brukt i forbindelse med e-postvarsling.

3.3 Informasjonskapsler (cookies)
Sysselmesteren bruker utelukkende nødvendige og funksjonelle cookies på sin hjemmeside.

Informasjonskapsler (cookies) er små datafiler som lagres på enheten din når du besøker våre nettsider. Sysselmesteren bruker bare nødvendige/essensielle cookies. Dette er informasjonskapsler som er nødvendige for at nettsidene til Sysselmesteren skal fungere som forutsatt. Disse kapslene innebærer ingen sikkerhetsrisiko for deg som bruker nettsidene. Ingen av informasjonskapslene som brukes på Sysselmesterens nettsider kan identifisere deg personlig. Vi bruker følgende informasjonskapsler på sysselmesteren.no:

• NET., ASPXANONYMOUS og AsP.NET er nødvendige for at nettsiden skal fungere. Kapslene blir automatisk generert når siden lastes, og slettes når du lukker nettleseren. 
• EPiDPCKEY, . EPiServerLogin, __epiXSRF og ArticleViewPort er informasjonskapsler som brukes hvis du logger deg på publiseringsløsningen som EpiServer-bruker. Informasjonskapslene blir slettet når du lukker nettleseren. Informasjonskapselen editlanguagebranch husker hvilket språk du har valgt i editoren når du er innlogget som EPiServer-bruker, og denne blir slettet etter to år. 
• Google analytics bruker informasjonskapslene _ga, _gid og _gat for å hente anonymisert besøksstatistikk på nettstedet. Disse blir slettet etter henholdsvis to år, 24 timer og 1 minutt. 
• Leseweb er et verktøy for opplesing av tekst på nettsiden. B100Serverpoolcookie er en informasjonskapsel knyttet til talesyntese (opplesing av tekst på nettsiden) og er en unik identifikator som blir slettet når du lukker nettleseren. Kapslene som styrer synlig/skjult kontroll for leseweb og innstilling av hastighet m.m. blir kun generert når man starter leseweb. Disse blir ikke slettet. 
• Cloudfare brukes for å overstyre sikkerhetsbegrensninger basert på IP-adressen den besøkende kommer fram. Denne samsvarer ikke med brukerID, og inneholder ikke personlig identifiserbar informasjon 
• Azure 
• Application Insights (verktøy for analyse av applikasjonen)
• Autentisering (av redaktører)

Andre informasjonskapsler kan forekommer på sider som henter innholdselementer fra andre nettsteder gjennom iFrame m.m. (f.eks. ved YouTube-videoer).

3.4 Søknader m.m.
Sysselmesteren behandler dine personopplysninger når du sender inn søknader om tillatelser, løyver m.m. Formålet med å behandle personopplysninger i disse tilfellene er at Sysselmesteren skal oppfylle sin rolle som offentlig virksomhet på Svalbard. Behandlingsgrunnlaget for dette formålet er enten en rettslig forpliktelse (f.eks. etter svalbardmiljøloven) eller å utøve offentlig myndighet som Sysselmesteren er pålagt.

Typiske tjenester er:

• Turmelding
• Kulturminneforvaltning (søknad om endring hytte m.m.)
• Forskersøknader (RIS-portalen)
• Jaktløyver
• Våpentillatelse
• Grunnleiepunkt
• Kjøreseddel
• Alkoholtillatelser
• Visum, oppholdstillatelse, pass og statsborgerskap

3.5 Hva registreres når du ber om innsyn?
Via systemet eInnsyn kan du be om innsyn i dokumenter etter offentleglova. Digitaliseringsdirektoratet er ansvarlig for eInnsyn, og er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger. Du har også muligheten til å bestille dokumenter anonymt. I så fall er en e-postadresse alt vi trenger. Denne e-posten blir lagret på ubestemt tid i våre systemer. Dersom du ønsker at innsynskravene dine skal lagres i «Mitt eInnsyn», må du registrere deg og opprette en brukerkonto. Da må du samtidig samtykke til behandling av personopplysninger i «Mitt eInnsyn». I brukerkontoen lagres e-postadressen du registrerer, innsynskravene dine, søk og saker du har opprettet abonnement på. Det er frivillig om du vil lagre navnet ditt og organisasjonen du representerer.

I tillegg kan du henvende deg direkte til oss for å be om innsyn. Dersom du ber om innsyn direkte i vårt arkiv via e-post til oss, vil vi samle inn e-postadressen din og navnet ditt.

3.6 Behandling av jobbsøknader
Dersom du søker jobb hos Sysselmesteren, må vi behandle opplysninger om deg for å vurdere søknaden din. Vi kjøper tjenester hos Jobbnorge til rekrutteringsarbeidet vårt. For å søke jobb hos oss, må du opprette en konto hos Jobbnorge, og samtidig samtykke til behandling av personopplysninger. Jobbnorge har undertegnet databehandleravtale med oss. 

Jobbnorge sletter søknadene etter en viss tid avhengig av om du har vært til intervju, fått jobben eller ikke. 

Sysselmesteren vil behandle dine personopplysninger når du søker jobb hos oss. For dette formålet vil Sysselmesteren samle inn navn, e-postadresse, telefonnummer og fødselsnummer og andre opplysninger du oppgir i søknaden. Behandlingsgrunnlaget for behandlingen av disse opplysningene er Sysselmesterens berettigede interesser. Sysselmesteren vil ha en berettiget interesse i å motta relevant informasjon om søkeren for å kunne vurdere hvilken kandidat som er best egnet for den utlyste stillingen. Sysselmesteren vil kun etterspørre relevant informasjon, slik at denne interessen går foran interessen til de registrerte (jobbsøkerne).

Alle søkerlister blir overført og lagret i Public 360 – Sysselmesterens saksbehandlings- og arkivsystem.

3.7 Søknader om å få delta på tokt, leie hytte m.m.
I forbindelse med søknader om å få delta på ryddetokter eller søknader om å få leie hytte, vil Sysselmesteren behandle dine personopplysninger. I disse tilfellene vil personopplysningene samles inn fra deg som søker. Kategorier av personopplysninger som behandles er navn, telefonnummer, e-postadresser, navn på personer i reisefølget (ved leie av hytte). Behandlingsgrunnlaget i disse tilfellene er Sysselmesterens berettigede interesser. Sysselmesteren må kunne behandle søkernes personopplysninger for å kunne administrere hytteutleievirksomheten og tokter.

I tillegg kan det forekomme at Sysselmesteren behandler dine personopplysninger når dette er påkrevd etter lov (for eksempel regnskaps- og bokføringsregler eller andre rettslige plikter).

3.8 Hva registreres når Sysselmesteren behandler en sak hvor du er nevnt i dokumentene?
Hvilke personopplysninger Sysselmesteren behandler om deg i saker hvor du er nevnt i dokumentene er avhengig av hvilken type sak det dreier seg om. I enkelte saker er det tilstrekkelig med navn og e-postadresse (kontaktopplysninger), mens det i andre saker er nødvendig å behandle et større omfang av personopplysninger, herunder sensitive personopplysninger som for eksempel helseopplysninger. Sysselmesteren vil, som nevnt innledningsvis, aldri samle inn mer personopplysninger enn det som er nødvendig ut fra formålet med behandlingen. Sysselmesteren vil heller ikke benytte innsamlede personopplysninger til andre formål enn det som opprinnelig ble lagt til grunn for innsamlingen.

Opplysningene i denne type saker vil som oftest komme fra deg, men det hender at Sysselmesteren innhenter personopplysninger fra offentlige kilder – for eksempel folkeregisteret, befolkningsregisteret på Svalbard, eiendomsregisteret mv. Saksbehandleren i den konkrete saken vil kunne gi deg ytterligere detaljer om hvilke personopplysninger som behandles og hvor disse er hentet fra.

4. Hvordan utleverer Sysselmesteren personopplysninger?

Sysselmesteren kan dele personopplysninger med tredjeparter dersom saksbehandlingen krever det.

Et eksempel på når personopplysninger deles med tredjepart er i saker som Sysselmesterens avdeling for kulturminneforvaltning behandler. Flere av disse sakene er innom Riksantikvaren for vurdering.

Sysselmesteren vil aldri selge eller leie ut personopplysninger til markedsføringsaktører eller ikke-tilknyttede tredjeparter.

I sjeldne tilfeller kan det bli behov for Sysselmesteren å overføre personopplysninger ut av EU/EØS-området. Grunnen til det er at Sysselmesteren har leverandører hjemmehørende i såkalte tredjeland, for eksempel USA. I et tilfelle hvor Sysselmesteren er avhengig av ekstraordinær support for å få gjenopprettet visse tjenester, kan det ikke utelukkes at supportpersonell i tredjeland har tilgang til personopplysninger. Sysselmesteren understreker at dette skjer ytterst sjelden, og at tiltak er iverksatt for å minimere denne risikoen, blant annet ved å ha avtalt at datasentre i Europa skal benyttes fremfor datasentre i USA.

5. Hvor lenge lagrer Sysselmesteren dine personopplysninger?

Sysselmesteren er underlagt arkivloven, som fra 2001 er gjort gjeldende for Svalbard. Arkivloven inneholder bestemmelser om lagringstid og sletting av arkivverdig materiale. Hvor lenge personopplysningene blir lagret avhenger av hvilket formål personopplysningene er samlet inn for å oppfylle. Enkelte personopplysninger, som klassifiseres som arkivpliktig, vil arkiveres for ettertiden og dermed ikke slettes. I andre tilfeller, f.eks. personopplysninger i forbindelse med jobbsøknader, vil disse slettes 12 måneder etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet. For å vite hva som gjelder i din sak, anbefaler vi at du kontakter oss.

I enkelte tilfeller kan du selv kreve at personopplysningene dine slettes. Denne retten til sletting eller «retten til å bli glemt» kan du lese mer om på Datatilsynets nettsider.

6. Dine rettigheter

6.1 Innledning
Som registrert person det behandles personopplysninger om, har du flere rettigheter etter personopplysningsregelverket. De mest sentrale rettighetene er kort beskrevet nedenfor. Se https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/ for mer informasjon.

Hvis du ønsker å utøve en av rettighetene dine eller har spørsmål kan du kontakte Sysselmesteren på firmapost@sysselmesteren.no. Kontaktinformasjon til personvernombudet er personvernombudet@sysselmesteren.no.

Du kan også klage til Datatilsynet på https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/klage-til-datatilsynet/.

6.2 Rettighetene
Retten til innsyn innebærer at du blant annet kan spørre Sysselmesteren om hvilke personopplysninger som er lagret om deg og be om informasjon om behandlingen. Du kan på visse vilkår også be om en kopi av personopplysningene om deg.

Hvis du mener at de personopplysningene Sysselmesteren behandler om deg er uriktige, eller at de gir et uriktig bilde slik de er fremstilt, kan du be Sysselmesteren rette eller supplere opplysningene, så godt som teknisk mulig.

I visse situasjoner kan du be Sysselmesteren om å slette personopplysningene dine. Du kan også kreve at Sysselmesteren begrenser behandlingen av personopplysningene dine, f.eks. mens vi behandler andre forespørsler fra deg.

Du har i noen situasjoner rett til å protestere mot behandling av personopplysninger som er basert på Sysselmesterens berettigede interesser. Sysselmesteren vil da stanse behandlingsaktivitetene, med mindre det foreligger tungtveiende grunner som går foran din protest.

Hvis behandling av dine personopplysninger er basert på ditt samtykke, kan du når som helst trekke dette tilbake. Dette rokker imidlertid ikke ved lovligheten av de behandlingsaktivitetene som har blitt gjort frem til samtykket ble trukket tilbake.

7. Hvordan sikrer Sysselmesteren dine personopplysninger?

Sysselmesteren har implementert egnede sikkerhetstiltak for å verne om sikkerheten rundt dine personopplysninger – både online og offline. Disse tiltakene varierer i omfang og styrke med hvor sensitive personopplysningene vi samler inn er samt teknologiens tilstand. Sysselmesteren har også på plass tiltak for å sikre at leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne har tilstrekkelige sikkerhetsgarantier på plass.

Leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne fungerer som databehandlere. Ofte er det snakk om leverandører av ulike IT-tjenester. Databehandlere kan også være departementer eller direktorater som leverer tjenester som Sysselmesteren bruker i saksbehandlingen.

Alle eksterne leverandører skal undertegne databehandleravtale med Sysselmesteren.  

8. Kontaktopplysninger ved spørsmål eller klager

Dersom du har spørsmål eller ønsker å fremme en klage på personvernsaker, kan du ta kontakt med Sysselmesteren på firmapost@sysselmesteren.no.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet. Se mer informasjon om kontaktopplysninger her.

Du kan kontakte vårt personvernombud på e-post personvernombudet@sysselmesteren.no hvis du har spørsmål om hvilke personopplysninger vi behandler og hvordan disse personopplysningene brukes. Du kan be om innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg, du kan be om å få rettet personopplysninger som ikke er riktige eller få opplysninger om hvilke rettigheter du har.

Personvernombudet kan gi råd og ombudet kan ta saken videre i organisasjonen. Personvernombudet har taushetsplikt.