Veileder for forskere på Svalbard

---

Søknadsfrister
Fra 2023 innfører Sysselmesteren fire faste søknadsfrister i året for forskningsaktivitet på Svalbard. Fristene er:

• 1 januar for feltarbeid i mars, april og mai.
• 1 mars for feltarbeid i juni, juli og august.
• 1 juli for feltarbeid i september, oktober og november.
• 1 oktober for feltarbeid i desember, januar og februar.

Les mer om fristene her.

Registrering og rapportering i Research in Svalbard-databasen
Du må registrere det planlagte prosjektet i Svalbard Science Forums RiS-database og søke via databasen til Sysselmesteren om tillatelse. Rapportering til Sysselmesteren etter feltarbeidet skal også gjøres gjennom RiS-databasen.

Melding- og rapportering av turopplegg
Dersom du skal på feltarbeid utenfor forvaltningsområde 10, har du meldeplikt til Sysselmesteren på Svalbard. Sysselmesteren stiller krav til hva en slik melding skal inneholde. For en gruppe er det tilstrekkelig å sende et felles meldeskjema. Sysselmesteren krever at meldingen sendes elektronisk.

Etter avsluttet feltarbeid må fylle ut og sende inn rapporteringsskjema (elektronisk) til Sysselmesteren.

Forsikring
Individuelle reisende skal ha en forsikring eller bankgaranti som dekker eventuelle søk, redningsoperasjoner og syketransporter (SAR) som måtte bli nødvendig i forbindelse med turen. Det forventes at forskere/ansatte er dekket gjennom at forskningsinstitusjonene er selvassurandører, og vi krever derfor ikke egen SAR-forsikring for forskere som skal ut i felt.

Studenter som er på feltarbeid må regne med å bli pålagt SAR-forsikring dersom de ikke har bekreftelse på at forskningsinstitusjonen dekker en eventuell SAR-operasjon.

Deltakere i feltarbeidet
Av blant annet sikkerhetshensyn trenger Sysselmesteren å vite hvem som deltar i feltarbeidet. Forsikre deg om at alle deltakerne er omfattet i RiS-registreringen med fødselsdato og eventuelt i meldeskjemaet.

Visumplikt
Personer med visumplikt til Schengen må søke om visum i god tid før reisen. Søknaden framsettes for nærmeste norske ambassade eller konsulat. Ved innreise til Svalbard forlater man Schengen-territoriet, og det er derfor viktig at det søkes om tillatelse til å reise inn i Schengen to ganger, én gang på reise opp til Svalbard og én gang på hjemreisen. Mer informasjon finner du på Utlendingsdirektoratets nettsider.

Feltperioden
Av blant annet sikkerhetshensyn trenger Sysselmesteren å vite nøyaktig hvor og når feltarbeidet pågår. Forsikre deg om at de planlagte feltperiodene er registrert i RiS-databasen. Husk at feltperioden ikke nødvendigvis er den samme som prosjektperioden.

Lokalitet
Angi lokalitet for ditt feltarbeid i RiS-databasen. Vær så presis som mulig. Dersom du skal gjennomføre feltarbeid på flere lokaliteter, må du forsikre deg om at alle registreres. Det er ulike bestemmelser som gjelder innenfor og utenfor forvaltningsområde 10.

Innenfor forvaltningsområde 10 er det ingen spesiell registrering for reisende. Utenfor forvaltningsområde 10 er Sysselmesterens meldeskjema for individuelle reisende nødvendig.

Hvis du ønsker å gjennomføre feltarbeid innenfor nasjonalparker eller naturreservater, må du forholde deg til forskriftenes reguleringer. Disse varierer for de forskjellige verneområdene. Ferdsel og feltarbeid i slike områder krever som regel tillatelse fra Sysselmesteren, og du må søke om dispensasjon fra konkrete bestemmelser og begrunne hvorfor arbeidet må gjøres i verneområdet. Prosjekter som like godt kan utføres utenfor verneområder, skal lokaliseres til ikke vernede områder.

I noen verneområder er det ferdselsforbud hele eller deler av året.

Leir og telting
Krav til leiropphold og telting er regulert i Leirforskriften for Svalbard, samt i svalbardmiljølovens bestemmelser. Merk spesielt krav om avstand til kulturminner og at tillatelse til opphold utover en uke på samme lokalitet skal ha tillatelse fra Sysselmesteren. Sikringssonen rundt faste kulturminner er 100 meter.

Telting eller leiropphold skal gjennomføres slik at skade eller slitasje på vegetasjon i størst mulig grad unngås. Telt og andre installasjoner skal så langt det er mulig legges på vegetasjonsfri mark.

Transport
Avhengig av transportbehov vil du kunne trenge flere tillatelser. Merk at tillatelser er nødvendig for alle helikopterlandinger og dropp av last, også på sjøis eller på fartøyer. Det er viktig at transporten planlegges grundig, slik at søknadene og tillatelsene dekker behovet.

Det er meldeplikt for all ferdsel utenfor område 10. For snøskuterkjøring utenfor område 10, skal alle tilreisende ha tillatelse fra Sysselmesteren.

Fauna
Reglene som gjelder forstyrrelse av dyreliv er svært strenge og omfatter også håndtering og innsamling. Det er forbudt å flytte på fallvilt, selvdøde dyr i naturen eller deler av slike. Unntak er naturlig felte gevir av rein. Meld fra til Sysselmesteren dersom du gjør interessante funn.

All forstyrrelse av fauna krever tillatelse fra Sysselmesteren etter § 30 i svalbardmiljøloven. Unngå alle unødvendig forstyrrelser.

Håndtering, merking og instrumentering av dyr skal ha godkjenning fra Mattilsynet før søknaden sendes til Sysselmesteren. Behandlingstiden hos Mattilsynet kan være lang, beregn derfor god tid.

Flytting av fauna krever tillatelse fra Miljødirektoratet. Import av fauna til Svalbard krever også tillatelse fra Miljødirektoratet, § 26 i svalbardmiljøloven. For eksport av zoologisk materiale gjelder ulike bestemmelser, og en del krever godkjenning av Mattilsynet. Miljødirektoratet behandler søknader om eksport av materiale fra CITES-listede arter, for eksempel isbjørn. 

Flora
Det er forbudt å skade eller plukke planter på Svalbard etter svalbardmiljøloven § 28. Innsamling av planter til forskning eller undervisning er tillatt dersom dette ikke gjør vesentlig inngrep i bestanden på stedet. All innsamling av flora som kan gjøre vesentlig inngrep i bestanden på stedet skal ha tillatelse fra Sysselmesteren etter § 29 i svalbardmiljøloven.

For innsamling av sopp, tang og tare er ingen tillatelser nødvendig.

Flytting av planter skal ha tillatelse fra Miljødirektoratet. Import av planter til Svalbard skal ha tillatelse fra Miljødirektoratet etter § 26 i svalbardmiljøloven.

Ved eksport av plantemateriale fra Svalbard til Norge er det ikke nødvendig med egen tillatelse for naturlig forekommende planter fra Svalbard. For andre planter skal du kontakte Sysselmesteren. For videretransport til andre land, ta kontakt med tollmyndighet i vedkommende land.

Geologi
Generelt er det ikke nødvendig med egne tillatelser til innsamling av løse steiner og fossiler. Dette gjelder ikke alle verneområdene, derfor er det nødvendig å sjekke forskriftene til aktuelle verneområder.

For geologisk arbeid som involverer terrenginngrep skal du ha tillatelse fra Sysselmesteren etter § 57 i svalbardmiljøloven.

Kulturminner
Reguleringene som gjelder kulturminner er svært strenge, jf. svalbardmiljølovens kap. V. Alle faste og løse kulturminner eldre enn 1946 er automatisk fredet. Dette omfatter alle spor etter menneskelig virksomhet som bygninger, konstruksjoner og alle slags gjenstander laget av mennesker. Spor etter menneskegraver av alle slag er fredet uansett alder. Dette gjelder også for skjelettrester fra hval og hvalross på slakteplasser og skjelettrester av isbjørn ved selvskuddskasser. Sikringssonen rundt alle faste kulturminner er 100 meter. Ved leirslagning eller bålbrenning må man derfor holde seg utenfor denne sonen. Det er forbudt å flytte på automatisk fredete kulturminner selv om de blir funnet på stranda eller andre utsatte steder. Er du i tvil, regn med at gjenstanden er fredet.

Jord-, is-, snø, vannprøver
For jordprøver og uttak av iskjerner fra breer trengs ikke tillatelse, heller ikke for uttak av snøprøver og vannprøver (salt- og ferskvann).

Installasjoner
Dersom du planlegger å sette ut installasjoner, kan det være nødvendig å søke tillatelser hos flere aktører enn Sysselmesteren. Svalbardmiljøloven gjelder hele Svalbard. Alle større installasjoner utenfor planområdene med godkjent arealplan krever tillatelse fra Sysselmesteren etter svalbardmiljølovens § 57. Husk å angi presis lokalitet på kart.

De tre største bosetningene på Svalbard og områdene rundt disse reguleres av arealplaner: Longyearbyen, Ny-Ålesund og Barentsburg. Tiltak og installasjoner innenfor disse planområdene skal være i tråd med arealplanen og eventuelt ha tillatelse av planmyndigheten. Undersøk derfor først om tiltaket er i tråd med gjeldende arealplan, og send inn melding eller søknad til planmyndigheten. Er du i tvil, ta kontakt med Longyearbyen lokalstyre i Longyearbyen, Kings Bay AS i Ny-Ålesund og Sysselmesteren for tiltak i Barentsburg. Foruten Longyearbyen lokalstyre i Longyearbyen er Sysselmesteren planmyndighet i planområdene. Planmyndigheten kan også hjelpe deg ved praktiske spørsmål. Installasjoner og andre tiltak skal også ha tillatelse fra grunneier.

Fueldepot
Hvis du planlegger å etablere et fueldepot på Svalbard, trenger du tillatelse fra Sysselmesteren. Merk at du også trenger tillatelse for å sette ut jerrykanner. Du kan søke om fueldepot elektronisk på Sysselmesterens nettsider.

Sikkerhet
Enhver som ferdes utenfor bosettinger, med unntak for tilreisende og fastboende som er med i organisert turopplegg, plikter å ha kunnskap om sikring mot isbjørnangrep. Det skal iverksettes nødvendige tiltak for å unngå fare for angrep fra isbjørn og for å kunne avverge et slikt angrep uten å skade eller avlive dyret.

Enhver som ferdes utenfor bosettinger, med unntak av tilreisende og fastboende som er med i organisert turopplegg, skal ha egnede midler for skremming og jaging av isbjørn.

Det er påbudt å sikre leirplasser mot isbjørn. Vi anbefaler på det sterkeste at du gjør deg kjent med potensielle farer på Svalbard og aktuelle forebyggende sikkerhetstiltak. Vær sikker på at du er kjent med bruk av våpen og signalpistol. Vi anbefaler alle som skal ut i felt å ta et sikkerhetskurs. Forsvarlig omgang med våpen er viktig, både for din egen, andre menneskers og isbjørnens sikkerhet.

Det er et krav at nødpeilesender er med på all ferdsel utenfor forvaltningsområde 10 og at Sysselmesteren skal vite identiteten til senderne. Dette vil fremgå av meldeskjemaet.